Free personal accounting software with GnuCash

การวางแผนการเงินส่วนบุคคล สามารถเริ่มทำได้อย่างง่ายผ่านการทำบัญชีทรัพย์สิน หลายคนอาจจะมีประสบการณ์การทำบัญชีรายรับ-จ่าย ผ่านโปรแกรมเช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีมาก ผู้เขียนใช้ Sheets เป็นเครื่องมือบันทึกรายรับ-จ่ายตั้งแต่เริ่มทำงาน เพราะสะดวก ใช้ง่าย เข้าใจง่าย ฝึกทำเป็นประจำจนเป็นนิสัย ให้มีข้อมูลเอาไว้ติดตามความก้าวหน้าของอิสระภาพทางการเงินของตนเอง

การบันทึกรายรับจ่ายส่วนบุคคล เราไม่จำเป็นต้องทำบัญชีทุกวัน แต่อาจจะเลือกที่จะทำเดือนละครั้ง ให้เราเห็นภาพรวมและเห็นการเติบโตของสินทรัพย์ที่เรามี

วันนี้จะมาแชร์โปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีส่วนบุคคลที่ให้ใช้ฟรี เหมาะสำหรับการใช้เพื่อบันทึกติดตามทรัพย์สิน Portfolio ที่ตัวเองมี ไม่ว่าจะเป็นการลงทุน​ทั้งในประเทศ นอกประเทศ หลายสกุลเงิน การกู้ยืม การใช้บัตรเครดิต สินเชื่อ หรือการเงินประเภทอื่น ๆ แม้แต่การลงทุนใน Crypto ที่เป็นที่นิยมในตอนนี้ ตัวโปรแกรม GnuCash มีความสามารถพื้นฐานครอบคลุมครบถ้วนและใช้งานได้เป็นอย่างดี ข้อดีอีกอย่างคือ open source สามารถที่จะเข้าไปร่วมพัฒนาโปรแกรมสาธารณะให้ดีขึ้นได้ชื่อ GnuCash ตัวโปรแกรมเขียนด้วย C และพัฒนาหน้าจอ GUI ด้วย GTK+ ทำให้สามารถทำงานได้หลายระบบปฏิบัติการ ไม่ว่าจะเป็น Windows, Linux หรือ macOS โปรแกรมอาจจะไม่ได้มีหน้าจอแฟนซีแบบโปรแกรมยุคใหม่

https://www.gnucash.org/

ความสามารถพื้นฐานโปรแกรมบัญชีของ GnuCash

• Double Entry: รองรับการลงบันทึกบัญชีคู่ เดบิต เครดิต มีจุดประสงค์เพื่อให้การบันทึกบัญชีมีความถูกต้อง ครบถ้วน ทันต่อเหตุการณ์
• Split Transactions: การแยกรายการที่เป็นรายการเดียวให้แบ่งออกเป็นหลาย ๆ รายการเช่น ภาษี ค่าธรรมเนียม และรายการอื่น ๆ ที่ประกอบในรายการ transaction นั้น
• Chart of Accounts: การทำผังบัญชี ที่สามารถมีบัญชีลูกภายใต้ผังบัญชีหลัก เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร หุ้น สามารถรวมกลุ่มอยู่ในผังบัญชี สินทรัพย์ “Assets” ได้
• General Journal: ระบบสมุดบัญชีทั่วไป สามารถแสดงรายการบัญชีได้หลายบัญชีในหน้าจอเดียว ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบความผิดพลาด รวมถึงการติดตามสินทรัพย์ของเรา
• Income/Expense Account Types (Categories): บัญชีรายรับ/รายจ่าย เพื่อติดตามกระแสเงินสด ที่พร้อมใช้งาน ช่วยให้เราติดตามกำไร ขาดทุนของสินทรัพย์ได้ง่าย

หลักการพื้นฐานการบัญชี Accounting Concept

การใช้ GnuCash ค่อนข้างง่าย โดยหากเรามีความเข้าใจพื้นฐานสำคัญทางบัญชีเพียงเล็กน้อย จะช่วยให้การใช้งาน GnuCash สะดวกขึ้นมาก ๆ

The 5 Basic Accounts

พื้นฐานการบัญชีประกอบไปด้วย 5 หมวดบัญชีหลัก ดังนี้

1. Assets: บัญชี สินทรัพย์ คือสิ่งที่เราเป็นเจ้าของ
2. Liabilities: บัญชี หนี้สิน คือสิ่งที่เราติดหนี้
3. Equity: บัญชี ทุนทรัพย์ คือส่วนที่เป็นของเจ้าของ
4. Income: บัญชี รายได้ คือรายการที่ทำให้มูลค่าของบัญชีเพิ่ม
5. Expenses: บัญชี รายจ่าย คือรายการที่เป็นรายจ่ายทำให้มูลค่าบัญชีลด

จาก 5 หมวดบัญชีพื้นฐาน นี้จะเห็นได้ว่าเราสามารถที่จะเอารายการทางการเงินของเรา ใส่ไว้ใน 5 หมวดนี้ได้ทั้งหมด เช่น เงินในบัญชีธนาคารของเรา คือ สินทรัพย์, เงินกู้ธนาคารเพื่อซื้อบ้าน คือบัญชีหนี้สิน, เงินเดือน คือ บัญชีรายได้, ค่าอาหาร ค่าเดินทาง คือ บัญชีรายจ่าย

สมการทางบัญชี The Accounting Equation

เมื่อเรามี 5 หมวดบัญชีพื้นฐานแล้ว แต่ละหมวดบัญชีมีความสัมพันธ์กันอย่างไรบ้าง เมื่อหมวดบัญชีมีรายการเพิ่ม หรือลด จะกระทบกับหมวดบัญชีอื่นอย่างไร สมการทางบัญชีพื้นฐานที่ง่ายที่สุดคือ

สินทรัพย์ — หนี้สิน = ทุนทรัพย์

เราสามารถเพิ่มทุนทรัพย์ ได้ผ่านการเพิ่ม รายได้ และขณะเดียวกัน เราจะลดทุนทรัพย์ของเราที่มีผ่านค่าใช้จ่าย เทียบกับชีวิตจริงคือ เมื่อเราได้เงินเดือน เราจะรวยขึ้น และเมื่อเราจ่ายค่าอาหาร ค่าเดินทาง เราจะจนลง เราสามารถแปลงให้อยู่ในสมการ ที่มีตัวแปรครบถ้วนทั้ง 5 หมวดบัญชีได้เป็นดังนี้

สินทรัพย์ — หนี้สิน = ทุนทรัพย์ + (รายรับ — รายจ่าย)

สมการด้านบนนี้จะต้องสมดุลอยู่เสมอ เมื่อมีการเพิ่มรายการใดเข้าไปในบัญชีด้านหนึ่งของสมการ จะต้องมีการเพิ่มรายการบัญชีในอีกฝั่งหนึ่งของสมการ เพื่อให้สมการสมดุล เช่น หากเรามีรายรับเป็นเงินเดือนแล้ว เราจะต้องเพิ่มรายการเข้าไปในบัญชีสินทรัพย์ ของเราด้วยเช่นกัน

The basic accounts relationships

ภาพความสัมพันธ์ของทั้ง 5 ประเภทบัญชี ทุนทรัพย์หรือความมั่งคั่งของเราจะเพิ่ม ผ่านทางรายได้ และลดลงได้ผ่านทางรายจ่าย

การบันทึกบัญชี เดบิต และ เครดิต

จากสมการที่เราได้อธิบายให้เห็นภาพด้านบน แล้วเราสามารถจัดการ ขยับสูตรสมการให้สมดุลได้โดยการย้ายตัวแปรใหม่ เป็นดังนี้

สินทรัพย์ + รายจ่าย = หนี้สิน + ทุนทรัพย์ + รายรับ

เมื่อเราได้สูตรด้านบนแล้ว บัญชีที่อยู่ด้านซ้ายมือของสมการ จะเรียกว่า debit balance accounts (ยอดดุลเดบิต) ตามหลักการพื้นฐานทางบัญชี โดยจะมีรายการเป็นบวก เมื่อมีรายการบันทึกในบัญชีเดบิต จะทำให้ยอดรวมของบัญชีเครดิตเป็นลบ

เช่นเดียวกัน กับบัญชีด้านขวาของสมการ จะเรียกว่า credit balance accounts (ยอดดุลเครดิต) เมื่อมีรายการบันทึกในบัญชีด้านขวาจะเรียกว่าบันทึก credit ในบัญชีเหล่านี้ หากมีการเพิ่มรายการเดบิตก็ย่อมจะทำให้ยอดดุลของบัญชีเครดิตลดลงไปด้วย

Summary of effect of debits (Dr) and credits (Cr) on the balance of accounts

การบันทึกบัญชีคู่ Double Entry

สมดุลทางบัญชีคือหัวใจของหลักการ การบันทึกบัญชีคู่ ทุก ๆ รายการที่เปลี่ยนแปลงในมูลค่าของบัญชีหนึ่งใน สมการบัญชี จะต้องมีการทำให้สมดุลในอีกฝั่งของบัญชี หลักการ หลักการนี้คือหัวใจ Principle of Balance เพื่อให้เข้าใจการทำงานของ โปรแกรม GnuCash และระบบบัญชีอื่น ๆ ที่ใช้หลักการบันทึกบัญชีคู่เสมอ

ความสมดุลของการเปลี่ยนแปลง หรือการโอนเงินระหว่างบัญชีจะถูกกระทำโดยการลบ(Debiting) บัญชีหนึ่ง และขณะเดียวกันจะถูกบวก (Crediting) ไปยังอีกบัญชีหนึ่งเสมอ

หลังจากผู้เขียนลองใช้งานโปรแกรม GnuCash มาได้สักพัก พบว่าตอบโจทย์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายตัวเองมากกว่าการใช้ Google Sheets หรือ Excel แบบเดิมมาก เพราะเมื่อเรามีธุรกรรมทางการเงินที่หลากหลาย ทั้งช่องทางรายรับ รายจ่าย เงินกู้ยืม การลงทุน หุ้น กองทุน Porfolio สินทรัพย์ที่เรามีมันดูแล้วยุ่งเหยิงมาก และบางทีเราไม่มั่นใจด้วยซ้ำว่าตอนลงบัญชีใน Sheets นั้นเรามีสินทรัพย์รวมเท่าไรจริง ๆ พอเจอ GnuCash นี่จบเลย เลยเอามาแนะนำให้ผู้อ่านที่เจอปัญหาคล้ายกันได้ลองใช้กันดู

แอบเสียดายที่โปรแกรม GnuCashดีมากแต่ยังไม่มีถูกแปลเป็นภาษาไทย ทั้งที่มีภาษาอื่นเกือบหมดแล้ว อยากเห็นคนไทยเข้าไปร่วม contribute แบ่งปันสร้าง community คนไทยให้มีความรู้เรื่องการเงินส่วนบุคคลที่ดีขึ้นต่อไป

Reference: https://www.gnucash.org/